¿Falta tu W-2 del empleador anterior? Esto es lo que necesitas saber

Dejaste tu trabajo y la temporada de impuestos ya está aquí, pero falta una pieza clave: tu formulario W-2. No entres en pánico. Entender qué es lo que tu antiguo empleador debe enviarte—y qué hacer si no lo hace—puede ahorrarte tiempo y dolores de cabeza en abril.

¿Qué es exactamente un W-2?

El W-2 es básicamente la forma en que tu empleador informa oficialmente al IRS cuánto te pagó y qué impuestos ya retuvieron de tus cheques. Piensa en ello como el documento oficial que concilia tus ingresos con tus obligaciones fiscales. Tanto tu antiguo empleador como el IRS reciben copias.

En este formulario encontrarás:

• Tu ingreso total - todos los salarios, propinas y compensaciones de ese trabajo
• Impuestos federales retenidos - la cantidad que se redujo en tu cheque a lo largo del año
• Contribuciones a la Seguridad Social y Medicare - esto asegura que recibas el crédito adecuado para beneficios futuros
• Impuestos estatales y locales - si aplican en tu ubicación
• Otras deducciones - contribuciones a la jubilación, primas de seguro de salud y beneficios similares

La información aquí afecta directamente si tu declaración de impuestos es precisa. Si hay una discrepancia entre lo que reportas y lo que aparece en tu W-2, el IRS lo notará.

La línea de tiempo: ¿Cuándo deberías tenerlo?

Los empleadores están legalmente obligados a enviar los formularios W-2 a los ex empleados antes del 31 de enero del año siguiente. Si esa fecha cae en fin de semana o feriado, tienen hasta el siguiente día hábil.

Para los ingresos de 2023, deberías haber recibido tu W-2 antes del 31 de enero de 2024. Este plazo te da mucho tiempo para recopilar documentos y presentar tu declaración antes del 15 de abril.

Los empleadores que no cumplan con este plazo enfrentan consecuencias graves—más abajo se explica.

¿Aún te falta tu W-2? Aquí tienes tu plan de acción

Paso 1: Contacta al Departamento de Recursos Humanos o Nómina de tu antiguo empleador

Empieza aquí. Comunícate amablemente y pídeles que te reenvíen el formulario. Confirma tu dirección postal o correo electrónico actual—si te has mudado, tu W-2 podría haber ido a una dirección antigua. Pregúntales por una fecha estimada de entrega.

Paso 2: Verifica si tienen un portal en línea

Muchas empresas ahora ofrecen acceso electrónico a los W-2 a través de portales seguros para empleados. Si tu antiguo empleador usa uno, inicia sesión y descarga tu formulario directamente. Esto suele ser más rápido que esperar el correo.

Paso 3: Contacta directamente al IRS

Si tu antiguo empleador no coopera, llama al IRS al 1-800-829-1040. Ten listo:

• Tu nombre, dirección, número de Seguro Social y teléfono
• El nombre, dirección y teléfono de tu antiguo empleador
• Fechas de empleo
• Una estimación de tus ingresos y impuestos retenidos (revisa tu último talón de pago de ese año)

El IRS contactará a tu antiguo empleador en tu nombre.

Paso 4: Usa tus talones de pago como respaldo

Si se te acaba el tiempo antes del plazo del 15 de abril, tienes dos opciones:

Opción A: Solicitar una prórroga

Presenta el Formulario 4868 para obtener una extensión de 6 meses en la presentación. Sin embargo, esto no extiende la fecha de pago—aún debes estimar tu factura de impuestos y pagar antes del 15 de abril. También puedes solicitar una Transcripción de Ingresos y Retenciones al IRS, aunque esto puede tardar hasta junio o julio en llegar.

Opción B: Presenta con el Formulario 4852

Puedes presentar tu declaración usando el Formulario 4852 (Sustituto del Formulario W-2), estimando tus ingresos y retenciones lo más exactamente posible con base en tus talones de pago. Solo prepárate para que, si tu W-2 real posteriormente difiere significativamente, puedas necesitar enmendar tu declaración.

Si no estás seguro de la precisión, consulta a un profesional en impuestos.

El precio que pagan los empleadores por ignorar las reglas

Los empleadores que no envían los W-2 a tiempo no se salen con la suya. El IRS les impone multas por formulario—es decir, una multa por la copia que recibe el IRS y otra por cada empleado.

Para 2024, la estructura de multas es:

• Hasta 30 días de retraso: $60 por formulario
• De 31 días hasta el 1 de agosto: $120 por formulario
• Después del 1 de agosto o si no se presenta en absoluto: $310 por formulario
• Disregard intencional: $630 por formulario

Un ejemplo real: una empresa con 10 empleados espera hasta septiembre para enviar los W-2. Cada formulario les cuesta $310, y cada empleado recibe dos copias (una para guardar, otra para el IRS), así que es $620 por empleado. Para 10 empleados, eso son $6,200 en multas—antes de intereses.

La multa no tiene límite, y el IRS añade intereses, haciendo que la factura final sea aún mayor.

En resumen

No te estreses si tu W-2 de tu antiguo empleador se retrasa—tienes opciones. Comienza contactándolos directamente, usa portales en línea si están disponibles y, si es necesario, acude al IRS. Mientras tanto, recopila tus talones de pago como documentación de respaldo. La mayoría de los problemas se resuelven rápidamente una vez que tomas acción, y los empleadores conocen las graves consecuencias financieras de no cumplir con las reglas.