Kehilangan W-2 Anda dari Pemberi Kerja Sebelumnya? Berikut yang Perlu Anda Ketahui

Anda meninggalkan pekerjaan Anda dan musim pajak sudah tiba, tetapi ada satu bagian penting yang hilang: formulir W-2 Anda. Jangan panik. Memahami apa yang seharusnya dikirimkan oleh mantan pemberi kerja Anda—dan apa yang harus dilakukan jika mereka tidak mengirimkannya—dapat menghemat waktu dan headache Anda saat bulan April.

Apa Sebenarnya W-2 Itu?

W-2 pada dasarnya adalah cara resmi pemberi kerja Anda melaporkan kepada IRS berapa banyak mereka membayar Anda dan pajak apa saja yang sudah mereka potong dari gaji Anda. Anggap saja sebagai dokumen resmi yang menyelaraskan penghasilan Anda dengan kewajiban pajak Anda. Baik mantan pemberi kerja maupun IRS menerima salinan dokumen ini.

Dalam formulir ini, Anda akan menemukan:

• Total penghasilan Anda - semua gaji, tips, dan kompensasi dari pekerjaan tersebut
• Pajak federal yang dipotong - jumlah yang dikurangi dari gaji Anda sepanjang tahun
• Kontribusi Jaminan Sosial dan Medicare - memastikan Anda mendapatkan kredit yang tepat untuk manfaat di masa depan
• Pajak negara bagian dan lokal - jika berlaku di lokasi Anda
• Potongan lain - kontribusi pensiun, premi asuransi kesehatan, dan manfaat serupa

Informasi di sini secara langsung mempengaruhi apakah pengembalian pajak Anda akurat. Jika ada ketidaksesuaian antara apa yang Anda laporkan dan apa yang tercantum di W-2 Anda, IRS akan mengetahuinya.

Timeline: Kapan Seharusnya Anda Menerimanya?

Pemberi kerja secara hukum wajib mengirimkan formulir W-2 kepada mantan karyawan paling lambat 31 Januari tahun berikutnya. Jika tanggal tersebut jatuh di akhir pekan atau hari libur, mereka memiliki waktu sampai hari kerja berikutnya.

Untuk penghasilan tahun 2023, Anda harus sudah menerima W-2 Anda paling lambat 31 Januari 2024. Batas waktu ini memberi Anda cukup waktu untuk mengumpulkan dokumen dan mengajukan pengembalian pajak Anda sebelum 15 April.

Pemberi kerja yang melewatkan batas waktu ini menghadapi konsekuensi serius—lebih lanjut tentang itu di bawah.

W-2 Anda Masih Hilang? Berikut Rencana Tindakan Anda

Langkah 1: Hubungi Departemen HR atau Payroll Mantan Pemberi Kerja Anda

Mulailah di sini. Hubungi mereka dengan sopan dan minta mereka mengirim ulang formulir Anda. Konfirmasi alamat surat atau email Anda saat ini—jika Anda sudah pindah, W-2 Anda mungkin telah dikirim ke alamat lama. Tanyakan perkiraan tanggal pengiriman.

Langkah 2: Periksa Apakah Mereka Memiliki Portal Online

Banyak perusahaan sekarang menawarkan akses W-2 elektronik melalui portal karyawan yang aman. Jika pemberi kerja Anda menggunakan satu, masuk dan unduh formulir Anda langsung. Biasanya ini lebih cepat daripada menunggu surat.

Langkah 3: Hubungi IRS Secara Langsung

Jika mantan pemberi kerja Anda tidak kooperatif, hubungi IRS di 1-800-829-1040. Siapkan:

• Nama, alamat, nomor Jaminan Sosial, dan nomor telepon Anda
• Nama, alamat, dan nomor telepon pemberi kerja Anda sebelumnya
• Tanggal kerja
• Perkiraan penghasilan dan pajak yang dipotong (cek slip gaji terakhir Anda dari tahun tersebut)

IRS akan menghubungi mantan pemberi kerja Anda atas nama Anda.

Langkah 4: Gunakan Slip Gaji Anda sebagai Cadangan

Jika waktu semakin mepet sebelum batas waktu 15 April, Anda punya dua opsi:

Opsi A: Minta Perpanjangan

Ajukan Formulir 4868 untuk mendapatkan perpanjangan 6 bulan dalam pengajuan. Namun, ini tidak memperpanjang batas waktu pembayaran pajak Anda—Anda tetap harus memperkirakan tagihan pajak dan membayar sebelum 15 April. Anda juga bisa meminta Transkrip Penghasilan dan Pemotongan dari IRS, meskipun mungkin baru akan diterima sampai Juni atau Juli.

Opsi B: Ajukan dengan Formulir 4852

Anda bisa mengajukan pengembalian pajak menggunakan Formulir 4852 (Pengganti Formulir W-2), memperkirakan penghasilan dan pemotongan Anda seakurat mungkin berdasarkan slip gaji. Hanya saja, jika kemudian W-2 asli Anda berbeda secara signifikan, Anda mungkin perlu mengajukan amandemen pengembalian.

Jika Anda ragu tentang keakuratan, konsultasikan dengan profesional pajak.

Harga yang Dibayar Pemberi Kerja karena Mengabaikan Aturan

Pemberi kerja yang gagal mengirimkan formulir W-2 tepat waktu tidak lolos begitu saja. IRS memberi penalti per formulir—artinya satu penalti untuk salinan IRS dan satu lagi untuk setiap karyawan.

Untuk tahun 2024, struktur penalti adalah:

• Hingga 30 hari terlambat: $60 per formulir
• Antara 31 hari sampai 1 Agustus: $120 per formulir
• Setelah 1 Agustus atau tidak dikirim sama sekali: $310 per formulir
• Dengan niat sengaja mengabaikan: $630 per formulir

Contoh nyata: Sebuah perusahaan dengan 10 karyawan menunggu sampai September untuk mengirim W-2. Setiap formulir biaya mereka $310, dan setiap karyawan mendapatkan dua salinan (satu untuk disimpan, satu untuk IRS), jadi total $620 per karyawan. Untuk 10 karyawan, itu adalah $6.200 dalam penalti—belum termasuk bunga yang akan dikenakan.

Penalti ini tidak memiliki batas maksimum, dan IRS menambahkan bunga di atasnya, membuat total biaya akhir semakin membengkak.

Kesimpulan

Jangan panik jika W-2 dari pemberi kerja Anda tertunda—Anda punya opsi. Mulailah dengan menghubungi mereka langsung, gunakan portal online jika tersedia, dan tingkatkan ke IRS jika perlu. Sementara itu, kumpulkan slip gaji Anda sebagai dokumen cadangan. Sebagian besar masalah akan terselesaikan dengan cepat setelah Anda mengambil tindakan, dan pemberi kerja tahu konsekuensi finansial serius dari ketidakpatuhan.