Faltando o seu W-2 do empregador anterior? Aqui está o que você precisa saber

Você deixou o seu emprego e a época de impostos chegou, mas falta uma peça fundamental: o seu formulário W-2. Não entre em pânico. Compreender o que o seu empregador anterior deve enviar e o que fazer se não o fizer pode poupar-lhe tempo e dores de cabeça em abril.

O que exatamente é um W-2?

O W-2 é basicamente a forma do seu empregador de reportar oficialmente ao IRS quanto pagou a você e quais impostos já foram retidos dos seus salários. Pense nele como o documento oficial que reconcilia os seus ganhos com as suas obrigações fiscais. Tanto o seu antigo empregador quanto o IRS recebem cópias.

Neste formulário, você encontrará:

• Rendimento total - todos os salários, gorjetas e compensações daquele emprego
• Impostos federais retidos - o valor que foi deduzido do seu salário ao longo do ano
• Contribuições para a Segurança Social e Medicare - garantem que você receba crédito adequado para benefícios futuros
• Impostos estaduais e locais - se aplicável na sua região
• Outras deduções - contribuições para aposentadoria, prémios de seguro de saúde e benefícios similares

As informações aqui impactam diretamente se a sua declaração de impostos está correta. Se houver uma discrepância entre o que você reporta e o que está no seu W-2, o IRS perceberá.

O cronograma: Quando é que você realmente deve tê-lo?

Os empregadores são legalmente obrigados a enviar os formulários W-2 aos antigos funcionários até 31 de janeiro do ano seguinte. Se essa data cair num fim de semana ou feriado, eles têm até ao próximo dia útil.

Para ganhos de 2023, você deve ter recebido o seu W-2 até 31 de janeiro de 2024. Este prazo dá-lhe bastante tempo para reunir documentos e apresentar a sua declaração até 15 de abril.

Empregadores que perderem este prazo enfrentam consequências sérias—mais abaixo explicamos.

Seu W-2 Ainda Está a Faltar? Aqui está o seu plano de ação

Passo 1: Contacte o Departamento de RH ou Folha de Pagamento do seu antigo empregador

Comece por aqui. Contacte-os educadamente e peça que reenviem o seu formulário. Confirme o seu endereço de correio atual ou email—se mudou, o seu W-2 pode ter ido para um endereço antigo. Pergunte-lhes uma data estimada de entrega.

Passo 2: Verifique se eles têm um portal online

Muitas empresas agora oferecem acesso eletrônico ao W-2 através de portais seguros para funcionários. Se o seu antigo empregador usar um, faça login e descarregue o seu formulário diretamente. Geralmente, é mais rápido do que esperar pelo correio.

Passo 3: Contacte diretamente o IRS

Se o seu antigo empregador não colaborar, ligue para o IRS pelo 1-800-829-1040. Tenha preparado:

• O seu nome, endereço, número de Segurança Social e telefone
• Nome, endereço e telefone do seu antigo empregador
• Datas de emprego
• Uma estimativa dos seus rendimentos e impostos retidos (verifique o seu último contra-cheque daquele ano)

O IRS entrará em contacto com o seu antigo empregador em seu nome.

Passo 4: Use os seus contra-cheques como backup

Se estiver a ficar sem tempo antes do prazo de 15 de abril, tem duas opções:

Opção A: Solicitar uma extensão

Preencha o Formulário 4868 para obter uma extensão de 6 meses na entrega. No entanto, isso não estende o prazo de pagamento—você ainda precisa estimar o seu imposto devido e pagar até 15 de abril. Pode também solicitar uma Transcrição de Rendimentos e Retenções ao IRS, embora possa demorar até junho ou julho a chegar.

Opção B: Entregar com o Formulário 4852

Pode apresentar a sua declaração usando o Formulário 4852 (Substituto do Formulário W-2), estimando os seus rendimentos e retenções o mais precisamente possível com base nos seus contra-cheques. Esteja preparado para que, se o seu W-2 real posteriormente diferir significativamente, possa precisar de retificar a sua declaração.

Se não tiver certeza sobre a precisão, consulte um profissional de impostos.

O custo para os empregadores que ignoram as regras

Empregadores que não enviam os formulários W-2 a tempo não saem impunes. O IRS penaliza-os $60 por formulário$120 —uma penalidade por cada cópia enviada ao IRS e uma por cada empregado.

Para 2024, a estrutura de penalidades é:

• Até 30 dias de atraso: $310 por formulário$630
• De 31 dias até 1 de agosto: (por formulário)
• Após 1 de agosto ou não enviado: $620 por formulário
• Disregard intencional: por formulário

Um exemplo real: uma empresa com 10 empregados espera até setembro para enviar os W-2. Cada formulário custa $310, e cada empregado recebe duas cópias uma para guardar, uma para o IRS, portanto, é por empregado. Para 10 empregados, isso dá $6.200 em penalidades—antes de juros adicionais.

A penalidade não tem limite, e o IRS acrescenta juros, tornando a conta final ainda mais elevada.

Conclusão

Não se preocupe se o seu W-2 do seu antigo empregador estiver atrasado—tem opções. Comece por contactá-los diretamente, utilize portais online se disponíveis, e escale para o IRS se necessário. Entretanto, reúna os seus contra-cheques como documentação de backup. A maioria dos problemas é resolvida rapidamente assim que toma ação, e os empregadores conhecem as sérias consequências financeiras de não cumprir as regras.