Отсутствует ваш W-2 от предыдущего работодателя? Вот что вам нужно знать

Вы уволились, и налоговый сезон уже начался, но есть одна важная недостающая часть: ваша форма W-2. Не паникуйте. Понимание того, что ваш предыдущий работодатель должен вам отправить — и что делать, если он этого не сделал — может сэкономить вам время и головную боль в апреле.

Что именно такое W-2?

W-2 — это по сути официальный способ вашего работодателя сообщить IRS, сколько он вам заплатил и какие налоги уже были удержаны из вашей зарплаты. Можно представить его как официальный документ, который сопоставляет ваши доходы с налоговыми обязательствами. Копии получают как ваш бывший работодатель, так и IRS.

В этой форме вы найдете:

• Общий доход — все заработки, чаевые и компенсации за ту работу
• Удержанные федеральные налоги — сумма, которая была вычтена из вашей зарплаты за год
• Взносы в социальное обеспечение и Medicare — обеспечивают вам правильный зачет для будущих пособий
• Налоги штата и местные налоги — если применимо в вашем регионе
• Другие вычеты — взносы в пенсионные фонды, страховые взносы на здоровье и подобные льготы

Информация здесь напрямую влияет на точность вашей налоговой декларации. Если есть несоответствие между тем, что вы указываете, и данными в вашей W-2, IRS это заметит.

Таймлайн: когда вы должны его получить?

Работодатели обязаны отправить формы W-2 бывшим сотрудникам не позднее 31 января следующего года. Если эта дата выпадает на выходной или праздник, у них есть время до следующего рабочего дня.

За доходы 2023 года вы должны были получить свою W-2 к 31 января 2024 года. Этот срок дает вам достаточно времени собрать документы и подать декларацию до 15 апреля.

Работодатели, пропустившие этот срок, сталкиваются с серьезными последствиями — подробнее об этом ниже.

Ваша W-2 всё еще отсутствует? Вот ваш план действий

Шаг 1: Свяжитесь с отделом кадров или бухгалтерией вашего бывшего работодателя

Начинайте здесь. Вежливо обратитесь и попросите повторно отправить вам форму. Подтвердите ваш текущий почтовый адрес или электронную почту — если вы переехали, ваша W-2 могла уйти на старый адрес. Попросите их назвать предполагаемую дату доставки.

Шаг 2: Проверьте, есть ли у них онлайн-портал

Многие компании сейчас предлагают электронный доступ к W-2 через защищенные порталы для сотрудников. Если ваш предыдущий работодатель использует такой, войдите и скачайте форму напрямую. Обычно это быстрее, чем ждать почту.

Шаг 3: Свяжитесь напрямую с IRS

Если ваш бывший работодатель не идет навстречу, позвоните в IRS по номеру 1-800-829-1040. Подготовьте:

• ваше имя, адрес, номер социального страхования и телефон
• название, адрес и телефон вашего предыдущего работодателя
• даты работы
• примерные данные о доходах и удержанных налогах (проверьте свою последнюю платежную ведомость за тот год)

IRS свяжется с вашим бывшим работодателем от вашего имени.

Шаг 4: Используйте ваши платежные ведомости как резерв

Если у вас остается мало времени до дедлайна 15 апреля, у вас есть два варианта:

Вариант А: Запросить продление

Подайте форму 4868, чтобы получить 6-месячное продление подачи. Однако это не продлевает срок оплаты — вам все равно нужно оценить сумму налогов и оплатить ее до 15 апреля. Также можно запросить транскрипт доходов и удержаний (Wage and Income Transcript) у IRS, хотя он может прийти только к июню или июлю.

Вариант Б: Подать с помощью формы 4852

Вы можете подать декларацию, используя форму 4852 (замену формы W-2), предварительно оценив доход и удержания максимально точно по вашим платежным ведомостям. Будьте готовы к тому, что если позже ваша настоящая W-2 значительно отличается, вам придется исправлять декларацию.

Если не уверены в точности, проконсультируйтесь с налоговым специалистом.

Какие штрафы платят работодатели за нарушение правил

Работодатели, не отправившие W-2 вовремя, не отделываются легким штрафом. IRS штрафует их за каждую форму — то есть по одной за копию для IRS и по одной для каждого сотрудника.

На 2024 год структура штрафов следующая:

• До 30 дней после срока: $60 за форму
• От 31 дней до 1 августа: $120 за форму
• После 1 августа или не поданная вообще: $310 за форму
• Умышленное игнорирование: $630 за форму

Вот реальный пример: компания с 10 сотрудниками ждет до сентября, чтобы отправить W-2. Каждая форма стоит им $310, а у каждого сотрудника две копии — одну оставить себе, другую для IRS (, итого )за сотрудника. Для 10 сотрудников это штраф на сумму $6,200 — и это без учета процентов.

Штрафов без лимита, и IRS добавляет к ним проценты, делая итоговую сумму еще выше.

Итог

Не переживайте, если ваша W-2 от предыдущего работодателя задерживается — у вас есть варианты. Начинайте с прямого обращения, используйте онлайн-порталы, если есть, и при необходимости обращайтесь в IRS. Пока собирайте платежные ведомости как резервные документы. Большинство проблем решаются быстро, как только вы начинаете действовать, а работодатели знают о серьезных финансовых последствиях несоблюдения правил.