Bạn đã mất W-2 từ nhà tuyển dụng trước? Dưới đây là những điều bạn cần biết

Bạn đã nghỉ việc và mùa nộp thuế đã đến, nhưng còn một phần quan trọng chưa có: mẫu W-2 của bạn. Đừng hoảng loạn. Hiểu rõ những gì nhà tuyển dụng cũ của bạn phải gửi cho bạn—và phải làm gì nếu họ không gửi—có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh rắc rối vào tháng Tư.

Chính xác W-2 là gì?

W-2 về cơ bản là cách chính thức của nhà tuyển dụng báo cáo với IRS về số tiền họ đã trả cho bạn và số thuế đã trừ khỏi lương của bạn. Hãy nghĩ nó như là tài liệu chính thức đối chiếu thu nhập của bạn với nghĩa vụ thuế. Cả nhà tuyển dụng cũ và IRS đều nhận được bản sao.

Trên mẫu này, bạn sẽ thấy:

• Tổng thu nhập của bạn - tất cả tiền lương, tiền tip và thù lao từ công việc đó
• Thuế liên bang đã trừ - số tiền bị giảm trực tiếp từ lương của bạn trong suốt năm
• Đóng góp An sinh xã hội và Medicare - đảm bảo bạn được ghi nhận đúng quyền lợi trong tương lai
• Thuế bang và địa phương - nếu áp dụng tại nơi bạn sinh sống
• Các khoản khấu trừ khác - đóng góp hưu trí, phí bảo hiểm y tế, và các lợi ích tương tự

Thông tin này ảnh hưởng trực tiếp đến việc khai thuế của bạn có chính xác hay không. Nếu có sự không khớp giữa những gì bạn khai và trên W-2 của bạn, IRS sẽ để ý.

Thời gian: Khi nào bạn thực sự nên có nó?

Nhà tuyển dụng bắt buộc phải gửi mẫu W-2 cho nhân viên cũ trước ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo. Nếu ngày đó rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, họ có thêm thời gian đến ngày làm việc tiếp theo.

Đối với thu nhập năm 2023, bạn nên nhận được W-2 trước ngày 31 tháng 1, 2024. Hạn chót này cho phép bạn có đủ thời gian thu thập tài liệu và nộp tờ khai trước ngày 15 tháng 4.

Nhà tuyển dụng không gửi đúng hạn sẽ phải đối mặt với hậu quả nghiêm trọng—chi tiết sẽ có ở phần dưới.

W-2 của bạn vẫn chưa có? Đây là kế hoạch hành động của bạn

Bước 1: Liên hệ bộ phận nhân sự hoặc phòng kế toán của nhà tuyển dụng cũ

Bắt đầu từ đây. Liên hệ lịch sự và yêu cầu họ gửi lại mẫu của bạn. Xác nhận địa chỉ gửi thư hoặc email hiện tại của bạn—nếu bạn đã chuyển nhà, W-2 của bạn có thể đã gửi đến địa chỉ cũ. Hỏi họ dự kiến ngày gửi là khi nào.

Bước 2: Kiểm tra xem họ có cổng trực tuyến không

Nhiều công ty hiện nay cung cấp truy cập W-2 điện tử qua cổng nhân viên bảo mật. Nếu nhà tuyển dụng cũ của bạn sử dụng, đăng nhập và tải xuống mẫu trực tiếp. Thường nhanh hơn là chờ thư gửi qua bưu điện.

Bước 3: Liên hệ trực tiếp IRS

Nếu nhà tuyển dụng cũ không hợp tác, gọi IRS theo số 1-800-829-1040. Chuẩn bị sẵn:

• Tên, địa chỉ, số An sinh xã hội và số điện thoại của bạn
• Tên, địa chỉ, số điện thoại của nhà tuyển dụng cũ
• Thời gian làm việc
• Ước lượng thu nhập và thuế đã trừ (kiểm tra phiếu lương cuối cùng của năm đó)

IRS sẽ liên hệ với nhà tuyển dụng cũ của bạn thay bạn.

Bước 4: Sử dụng phiếu lương làm dự phòng

Nếu bạn hết thời gian trước hạn chót ngày 15 tháng 4, bạn có hai lựa chọn:

Lựa chọn A: Yêu cầu gia hạn

Nộp Mẫu 4868 để được gia hạn 6 tháng nộp tờ khai. Tuy nhiên, điều này không gia hạn thời hạn thanh toán thuế của bạn—bạn vẫn phải ước tính số thuế phải nộp và thanh toán trước ngày 15 tháng 4. Bạn cũng có thể yêu cầu Bản sao kê Thu nhập và Tiền lương từ IRS, nhưng có thể mất đến tháng 6 hoặc 7 để nhận.

Lựa chọn B: Nộp tờ khai với Mẫu 4852

Bạn có thể nộp tờ khai của mình bằng Mẫu 4852 (Thay thế cho Mẫu W-2), ước lượng thu nhập và số thuế đã trừ chính xác nhất có thể dựa trên phiếu lương của bạn. Chuẩn bị sẵn tâm lý rằng nếu sau này W-2 thực tế của bạn khác biệt đáng kể, bạn có thể phải sửa đổi tờ khai.

Nếu không chắc chắn về độ chính xác, hãy tham khảo ý kiến chuyên gia thuế.

Hậu quả của nhà tuyển dụng bỏ qua quy định

Nhà tuyển dụng không gửi W-2 đúng hạn sẽ không thoát tội dễ dàng. IRS phạt họ theo từng mẫu—tức là một khoản phạt cho bản sao của IRS và một khoản cho mỗi nhân viên.

Đối với năm 2024, cấu trúc phạt là:

• Trễ tối đa 30 ngày: $60 mỗi mẫu
• Từ 31 ngày đến 1 tháng 8: $120 mỗi mẫu
• Sau ngày 1 tháng 8 hoặc không nộp: $310 mỗi mẫu
• Có ý định cố ý bỏ qua: $630 mỗi mẫu

Ví dụ thực tế: Một công ty có 10 nhân viên chờ đến tháng 9 mới gửi W-2. Mỗi mẫu mất phí $310, và mỗi nhân viên có hai bản sao (một để giữ, một gửi IRS), tổng cộng là $620 mỗi nhân viên. Với 10 nhân viên, tổng tiền phạt là $6,200—chưa tính lãi suất.

Phạt không có giới hạn, và IRS còn cộng lãi suất nữa, khiến tổng số tiền cuối cùng còn cao hơn.

Kết luận

Đừng quá lo lắng nếu W-2 của bạn từ nhà tuyển dụng cũ bị chậm—bạn có nhiều lựa chọn. Bắt đầu bằng cách liên hệ trực tiếp, sử dụng cổng trực tuyến nếu có, và nếu cần, nâng cấp lên IRS. Trong khi đó, hãy thu thập phiếu lương làm tài liệu dự phòng. Hầu hết các vấn đề sẽ được giải quyết nhanh chóng sau khi bạn hành động, và nhà tuyển dụng đều biết rõ hậu quả tài chính nghiêm trọng của việc không tuân thủ quy định.