Kiểm tra kiến thức cơ bản: Những điều mọi chủ tài khoản cần biết

Trong khi các phương thức thanh toán kỹ thuật số chiếm ưu thế trong bối cảnh tài chính ngày nay, séc vẫn là một công cụ ngân hàng thực tế. Nhiều người vẫn dựa vào phương thức thanh toán truyền thống này để thanh toán hóa đơn, gửi tiền lương hoặc chuyển khoản cá nhân. Tuy nhiên, điều ngạc nhiên là nhiều người chưa hiểu rõ cách hoạt động của séc hoặc quy trình sử dụng chúng một cách an toàn và hiệu quả. Tổng quan toàn diện này bao gồm mọi thứ từ việc nhận diện các thành phần của séc đến việc ký hậu và gửi tiền đúng cách.

Nhận diện các yếu tố chính trên séc của bạn

Trước khi bạn sử dụng séc cho bất kỳ giao dịch nào, bạn cần nhận biết và xác định ba mã số quan trọng. Những số này xuất hiện ở vị trí nhất quán trên tất cả các séc in và đóng vai trò thiết yếu cho ngân hàng và quá trình xử lý thanh toán của bạn.

Số định tuyến là mã định danh duy nhất của tổ chức tài chính của bạn. Luôn gồm chín chữ số, số này rất cần thiết cho các giao dịch điện tử và được sử dụng bất cứ khi nào khoản tiền cần được chuyển đến ngân hàng chính xác.

Số tài khoản của bạn phân biệt tài khoản séc cá nhân của bạn với tất cả các tài khoản khác tại cùng một tổ chức. Mã định danh cá nhân này đảm bảo tiền gửi và rút tiền được ghi có đúng nơi.

Số séc xuất hiện ở hai vị trí—góc trên bên phải và bên cạnh số tài khoản của bạn. Mỗi séc trong chuỗi của bạn có một số thứ tự duy nhất để theo dõi và ghi chép.

Quy trình viết séc đúng cách

Viết séc đòi hỏi sự chú ý đến chi tiết. Dưới đây là những gì cần điền vào séc của bạn để đảm bảo nó sẽ được chấp nhận và xử lý đúng cách:

Đặt ngày cho séc phù hợp. Ở góc trên bên phải, ghi ngày bạn phát hành séc. Ngày này cho người nhận biết khi nào séc được viết và giúp việc ghi chép dễ dàng hơn. Thông thường, bạn sẽ dùng ngày hôm nay, mặc dù việc viết ngày sau (post-dating) (viết ngày trong tương lai) là hợp pháp ở hầu hết các khu vực pháp lý.

Điền thông tin người nhận. Trên dòng “Pay to the Order of”, ghi chính xác tên người, doanh nghiệp hoặc tổ chức nhận thanh toán. Độ chính xác rất quan trọng—hãy xác minh chính tả đúng với người nhận nếu bạn không chắc chắn.

Nhập số tiền bằng số. Trong ô bên phải của séc, ghi số tiền bạn thanh toán. Đặt số này gần mép trái của ô để tránh kẻ gian chèn thêm chữ số. Viết “$113.97” gần mép trái giúp ngăn ai đó chỉnh sửa thành “$2,113.97.”

Viết số tiền bằng chữ. Dưới dòng người nhận, viết rõ số tiền của séc. Ví dụ, với khoản thanh toán 243,26 đô la, viết “Hai trăm bốn mươi ba đô la và 26/100.” Nếu có sự khác biệt giữa số và chữ, phần chữ sẽ có quyền ưu tiên hợp pháp.

Bao gồm ghi chú nếu cần. Dòng ghi chú dùng để ghi chú cho bản thân hoặc người nhận về mục đích thanh toán. Khi thanh toán cho nhà cung cấp, tiện ích hoặc thuế, hãy sử dụng không gian này để ghi số tài khoản hoặc thông tin tham chiếu của bạn.

Ký tên séc. Chữ ký của bạn ở góc dưới bên phải hoàn tất séc. Nếu không có chữ ký, séc sẽ không hợp lệ. Chữ ký của bạn thể hiện sự ủy quyền chuyển khoản số tiền đã ghi từ tài khoản của bạn.

Ví dụ thực tế: thanh toán cho công ty điện lực 113,97 đô la. Bạn sẽ ghi ngày, viết tên công ty tiện ích làm người nhận, nhập 113,97 đô la vào ô số tiền, viết ra “Một trăm mười ba đô la và 97/100,” ghi số tài khoản của bạn trong phần ghi chú, và ký tên. Sau đó gửi qua thư đến địa chỉ do công ty tiện ích cung cấp.

Ghi chép và theo dõi các séc của bạn

Duy trì ghi chép chính xác về mọi séc bạn viết giúp bảo vệ sức khỏe tài chính của bạn. Dù bạn dùng sổ séc truyền thống, bảng tính hoặc ứng dụng ngân hàng, hãy ghi lại các chi tiết sau cho mỗi séc:

• Số séc và ngày
• Tên người nhận
• Mô tả giao dịch
• Số tiền thanh toán

Thói quen này giúp tránh bị trả lại séc và dễ dàng đối chiếu sao kê ngân hàng. Việc đối chiếu hàng tháng—so sánh ghi chép của bạn với sao kê ngân hàng—đảm bảo tất cả các giao dịch đều được ghi nhận và phát hiện kịp thời các lỗi hoặc hoạt động gian lận.

Bảo vệ bản thân khỏi gian lận séc

Vì séc có thể dễ bị gian lận, hãy thực hiện các biện pháp an ninh sau:

• Dùng bút mực, không dùng bút chì, để thông tin không thể bị xóa
• Không viết séc trống hoặc để trống chỗ có thể thêm số
• Tránh viết séc trả tiền “cash”
• Không ký séc cho đến khi điền đầy đủ tên người nhận và số tiền
• Không để lỗ hổng cho người khác sửa đổi số hoặc thông tin khác

Những biện pháp này giúp giảm thiểu rủi ro gian lận và bảo vệ tài khoản séc của bạn.

Các tình huống đặc biệt: Séc tự thanh toán và thanh toán IRS

Viết séc cho chính mình hoàn toàn hợp pháp và là phương pháp rút tiền mặt thay thế hoặc chuyển tiền giữa các tài khoản. Chỉ cần ghi tên của bạn trên dòng người nhận.

Đối với thanh toán IRS, làm séc trả cho Bộ Tài chính Hoa Kỳ (không phải IRS). Ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại ban ngày, số An sinh xã hội hoặc EIN, năm thuế, và số mẫu thuế hoặc thông báo liên quan. Lấy địa chỉ gửi thư chính xác từ mẫu thuế hoặc trực tiếp từ IRS.

Cách ký hậu séc đúng cách

Khi nhận được séc, bạn phải ký hậu trước khi gửi tiền hoặc đổi lấy tiền mặt. Ký hậu là biện pháp an ninh chứng minh bạn là người nhận dự định.

Ký hậu trống là phương pháp phổ biến nhất—chỉ cần ký tên bạn ở mặt sau của séc. Phương pháp này đơn giản nhưng ít an toàn vì bất kỳ ai có séc đã ký đều có thể cố gắng đổi lấy tiền.

Ký hậu bảo mật cung cấp sự bảo vệ tốt hơn. Viết “Chỉ để Gửi tiền vào Tài khoản Số [số tài khoản của bạn]” rồi ký tên phía dưới, nằm trong khu vực ký hậu quy định. Điều này hạn chế séc chỉ được gửi tiền. Ký càng gần thời điểm gửi tiền càng tốt để tối đa hóa bảo vệ.

Ký hậu của bên thứ ba cho phép bạn chuyển séc cho người khác bằng cách viết “Pay to the order of [tên người nhận]” và ký tên. Tuy nhiên, không phải ngân hàng nào cũng chấp nhận ký hậu của bên thứ ba, nên hãy xác nhận với tổ chức tài chính của bạn trước.

Ký hậu qua điện thoại có thể yêu cầu thêm dòng “For Mobile Deposit To [Tên Ngân Hàng]” tùy theo yêu cầu của ngân hàng.

Ký hậu doanh nghiệp phải bao gồm tên công ty, chữ ký của người có thẩm quyền, chức vụ của họ, và các hạn chế như “Chỉ để Gửi tiền.”

Séc nhiều người nhận yêu cầu hiểu rõ cách viết séc. Nếu viết cho “Jane và John Doe,” cả hai phải ký hậu. Nếu viết là “Jane hoặc John Doe,” một trong hai có thể ký hậu.

Gửi tiền séc của bạn: Các phương thức có sẵn

Bạn có nhiều cách để gửi séc vào tài khoản:

Gửi tiền trực tiếp tại ngân hàng vẫn là lựa chọn. Mang séc đã ký hậu, phiếu gửi tiền (nếu cần), và giấy tờ tùy thân hợp lệ như bằng lái xe. Nhân viên ngân hàng sẽ xử lý gửi tiền của bạn.

Gửi tiền qua máy ATM cũng khả dụng tại nhiều ngân hàng. Ký hậu séc trước, sau đó chèn vào máy ATM bằng thẻ ghi nợ và mã PIN. Một số máy ATM yêu cầu dùng phong bì để gửi tiền.

Gửi tiền qua ứng dụng di động của ngân hàng ngày càng phổ biến. Chụp ảnh mặt trước và mặt sau của séc đã ký hậu, nhập số tiền, chọn tài khoản của bạn, và gửi đi. Giữ séc vật lý cho đến khi tiền vào tài khoản, rồi tiêu hủy an toàn.

Đặt hàng séc mới khi hết hàng

Khi bạn hết séc hiện tại, có nhiều cách đặt hàng:

Đặt hàng qua ngân hàng trực tuyến bằng cách đăng nhập vào tài khoản và truy cập phần dịch vụ khách hàng hoặc dịch vụ tài khoản. Nhiều tổ chức tài chính cung cấp dịch vụ này miễn phí hoặc với phí nhỏ.

Đặt hàng tại chi nhánh ngân hàng bằng cách đến trực tiếp và yêu cầu séc mới.

Gọi điện thoại đến dịch vụ khách hàng của ngân hàng để đặt hàng qua điện thoại.

Sử dụng nhà cung cấp séc bên thứ ba hợp tác với ngân hàng của bạn hoặc hoạt động độc lập. Các nhà cung cấp này thường cung cấp thiết kế cá nhân hóa với mức giá khác nhau.

Có séc hiện có sẵn khi đặt hàng—nó chứa tất cả thông tin bạn cần: số tài khoản, số định tuyến, chi tiết ngân hàng, và thông tin liên hệ của bạn. Ghi nhớ số séc gần nhất để đảm bảo chuỗi số của séc mới tiếp tục đúng thứ tự.

Giá cả thay đổi tùy theo nhà cung cấp, thiết kế, và lựa chọn tùy chỉnh hay cơ bản.

Tại sao việc thành thạo séc vẫn quan trọng

Dù thế giới ngày càng không dùng tiền mặt, kỹ năng viết séc vẫn giữ vai trò quan trọng. Hiểu cách viết séc đúng, ký hậu đúng cách, gửi tiền qua các phương thức khác nhau, và duy trì ghi chép chính xác giúp bạn nâng cao năng lực ngân hàng. Kiến thức này giúp bạn tối đa hóa giá trị của tài khoản séc và duy trì mối quan hệ vững chắc với tổ chức tài chính của mình.

Nhiều người thường hỏi về việc viết séc sau ngày (hợp pháp ở hầu hết các bang), gửi tiền tại ATM (có thể tại nhiều ngân hàng), và các câu hỏi thủ tục khác. Tóm lại: nắm vững các kỹ năng cơ bản này đảm bảo bạn xử lý mọi giao dịch séc với tự tin và an toàn.