Giảm Chi Phí Xử Lý Thanh Toán của Bạn: Hướng Dẫn Thực Tế Cho Chủ Doanh Nghiệp Nhỏ

Nếu bạn đang vận hành một doanh nghiệp nhỏ, một trong những chi phí liên tục lớn nhất có thể là phí liên quan đến xử lý thanh toán của khách hàng qua thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ. Tin vui? Bạn không phải chấp nhận những chi phí này như điều tất yếu. Bằng cách hiểu cách hoạt động của các nhà xử lý thanh toán và lựa chọn chiến lược giải pháp phù hợp, bạn có thể giảm đáng kể số tiền phải trả để chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng.

Hiểu rõ Cấu trúc Phí Xử lý Thanh toán của Bạn

Trước khi giảm chi phí, bạn cần hiểu rõ những gì bạn thực sự đang trả tiền. Khi khách hàng thanh toán bằng thẻ, bạn thường phải trả ba loại phí:

Chi phí dựa trên giao dịch xuất hiện mỗi khi khách hàng hoàn tất một giao dịch mua hàng. Các khoản phí này thường kết hợp một phần trăm của số tiền bán hàng (dao động từ 1% đến 4%) cộng với phí trên mỗi giao dịch dưới $0.50. Một số nhà cung cấp sử dụng mức phí cố định không thay đổi theo loại giao dịch, trong khi những nhà khác điều chỉnh phí dựa trên loại thẻ hoặc cấp dịch vụ của bạn.

Phí đăng ký và dịch vụ được tính hàng tháng hoặc hàng năm bởi một số nhà cung cấp, cộng thêm vào phí giao dịch của bạn. Chi phí thiết bị là một loại khác—bạn có thể cần mua, thuê hoặc đặt cọc cho các thiết bị POS và đầu đọc thẻ, mặc dù nhiều giải pháp hiện đại nay cung cấp miễn phí kèm theo gói hàng tháng.

Cuối cùng, phí một lần xuất hiện trong các tình huống đặc biệt như hoàn tiền, thiếu số dư hoặc dịch vụ xác minh bổ sung.

Ba Mô hình Giá: Mô hình nào phù hợp nhất với Bạn?

Các nhà xử lý thanh toán sử dụng các phương pháp tính phí khác nhau cơ bản để xác định số tiền bạn phải trả:

Với giá cố định, mỗi giao dịch đều có cùng tỷ lệ phần trăm cộng với một khoản phí cố định nhỏ. Mô hình này rất phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ xử lý dưới $5,000 mỗi tháng hoặc các giao dịch có giá trị thấp, vì bạn có thể dễ dàng dự đoán chi phí của mình.

Mô hình hoán đổi cộng tính phí cố định trên mỗi giao dịch (khoảng cách của nhà xử lý) cộng với phần trăm biến đổi phù hợp với phí mà mạng lưới thẻ tín dụng tính. Phương pháp này có lợi cho các thương nhân có khối lượng lớn, có thể thương lượng mức phí tốt hơn dựa trên khối lượng giao dịch.

Giá phân tầng nhóm tất cả vào ba mức giá, khiến việc dự đoán chi phí trở nên khó khăn hơn và việc thương lượng cũng phức tạp hơn. Các chuyên gia ngành thường khuyên tránh mô hình này do thiếu minh bạch.

So sánh các Giải pháp Thanh toán hàng đầu

Lựa chọn nhà cung cấp của bạn ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận cuối cùng. Dưới đây là cách các nền tảng lớn so sánh:

Square phục vụ các nhà bán lẻ di động với 2.6% + $0.10 cho thanh toán trực tiếp và 2.9% + $0.30 cho giao dịch từ xa, không yêu cầu phí hàng tháng.

PayPal cung cấp mức phí cho thương nhân tại Mỹ từ 1.90%-2.90% + $0.30 mỗi giao dịch, cũng không có phí đăng ký hàng tháng.

Stripe tính phí 2.9% + $0.30 cho mỗi giao dịch trực tuyến, duy trì cấu trúc không phí rõ ràng, đơn giản.

Shopify kết hợp xử lý thanh toán với cửa hàng trực tuyến, từ 2.4%-2.9% + $0.30 mỗi giao dịch, với các gói hàng tháng từ $29-$299.

Stax của Fattmerchant sử dụng mô hình hoán đổi cộng: $0.08 cho giao dịch quẹt thẻ và $0.15 cho thanh toán từ xa, cộng thêm tỷ lệ hoán đổi từ 1.5%-3.5%.

Payment Depot tính phí $79-$199 mỗi tháng, bao gồm truy cập cửa hàng trực tuyến, thiết lập thiết bị miễn phí, và phí cố định mỗi giao dịch từ $0.07-$0.15 tùy theo cấp thành viên.

Zoho cung cấp lựa chọn tiết kiệm cho các doanh nghiệp dựa trên hóa đơn chỉ với $0.50 mỗi giao dịch qua Zoho Invoice.

Các Chiến lược Giảm Chi phí Xử lý Thanh toán

Chọn Nhà xử lý của Bạn Một cách Chiến lược

Đừng chỉ chọn giải pháp đầu tiên bạn tìm thấy. Đánh giá các dịch vụ bạn thực sự cần—nếu bạn không cần một cửa hàng trực tuyến, tại sao phải trả tiền cho nền tảng Shopify trong khi Stripe hoặc PayPal cung cấp chức năng thanh toán tương tự miễn phí? Phù hợp khối lượng và cấu trúc bán hàng của bạn với mô hình phí tiết kiệm nhất.

Hợp tác Với Các Nhà cung cấp Thanh toán Chuyên dụng

Các ngân hàng truyền thống thường tính phí cao hơn so với các công ty dịch vụ thanh toán chuyên biệt. Các nhà cung cấp như PayPal hoặc Stax thường cung cấp mức giá cạnh tranh hơn so với ngân hàng.

Bắt đầu Nhỏ Với Giải pháp Di động

Các doanh nghiệp mới hoặc rất nhỏ có lợi từ các nhà xử lý thanh toán di động như Square, yêu cầu ít thiết bị, không hợp đồng dài hạn, không phí thiết lập. Các dịch vụ này phát triển cùng doanh nghiệp của bạn, cho phép bạn thêm các tính năng sau này mà không cần chuyển đổi nền tảng.

Tránh Ràng buộc Hợp đồng

Hợp đồng dài hạn có thể giữ bạn trong các mức phí không thuận lợi và thường đi kèm phí chấm dứt lớn. Tìm các nhà cung cấp cung cấp linh hoạt theo tháng hoặc không yêu cầu đăng ký.

Loại bỏ Các Dịch vụ Không Cần Thiết

Các gói đăng ký phân tầng có thể khiến bạn trả quá nhiều cho các tính năng không sử dụng. Kiểm tra kỹ các tính năng bạn thực sự cần trước khi cam kết với một gói.

Thương lượng Khi Khối lượng của Bạn Đủ Lớn

Nếu doanh nghiệp của bạn xử lý khối lượng giao dịch lớn hàng tháng, bạn thường không thể thương lượng phí hoán đổi (do các mạng lưới thẻ quy định), nhưng bạn có thể giảm phần trăm lợi nhuận của nhà xử lý. Sử dụng khối lượng của bạn như một đòn bẩy.

Chọn Phương thức Thanh toán Một cách Thông minh

Trong khi Visa và Mastercard là tiêu chuẩn, American Express và Discover tính phí hoán đổi cao hơn vì họ cung cấp phần thưởng lớn hơn cho chủ thẻ. Từ chối các mạng này có thể giảm chi phí, nhưng bạn có thể mất khách hàng thích dùng chúng.

Áp dụng Yêu cầu Mua tối thiểu

Theo Đạo luật Dodd-Frank, bạn có thể hợp pháp yêu cầu mức mua tối thiểu lên đến $10 cho các giao dịch thẻ tín dụng(. Điều này giúp bảo vệ bạn khỏi phí xử lý ăn mòn lợi nhuận trên các giao dịch nhỏ. )Lưu ý: yêu cầu tối thiểu thẻ ghi nợ có các hạn chế khác.(

Chuyển Chi phí cho Khách hàng

Bạn có thể bù đắp chi phí xử lý bằng cách tăng giá bán tổng thể và cung cấp giảm giá tiền mặt, hoặc thêm phụ phí tại điểm bán )xác minh rằng các mạng thẻ của bạn cho phép hình thức phụ phí này trong khu vực của bạn.

Lựa chọn Giải pháp Phù hợp cho Doanh nghiệp của Bạn

“Giải pháp tốt nhất” không phải lúc nào cũng phù hợp với tất cả—nó phụ thuộc vào mô hình kinh doanh của bạn. Các doanh nghiệp xử lý dưới $5,000 mỗi tháng nên ưu tiên các nhà xử lý cố định để đơn giản hóa. Các doanh nghiệp đã thành lập với khối lượng giao dịch lớn hơn sẽ hưởng lợi từ mô hình hoán đổi cộng và các cơ hội thương lượng đi kèm.

Hãy xem xét cả chi phí trước mắt lẫn tính linh hoạt lâu dài. Một giải pháp có thể đắt hơn chút mỗi tháng nhưng thực sự giúp bạn tiết kiệm tiền nếu nó giúp tránh hợp đồng hoặc mở rộng hiệu quả khi doanh nghiệp của bạn phát triển.

Thực tế là bạn không thể loại bỏ hoàn toàn chi phí xử lý thanh toán—các mạng lưới thẻ và nhà xử lý đều cần được đền bù cho dịch vụ của họ. Tuy nhiên, bằng cách đưa ra các lựa chọn sáng suốt về nhà cung cấp, cấu trúc phí và chính sách chấp nhận thanh toán, bạn có thể giảm đáng kể tác động của các chi phí cần thiết này đến lợi nhuận của mình.