Hiểu về nghĩa vụ pháp lý của nhà tuyển dụng: Thời hạn nộp W-2 và hình phạt cho việc không tuân thủ

Mỗi mùa thuế, hàng triệu nhân viên trên khắp Hoa Kỳ phụ thuộc vào việc nhận được một tài liệu quan trọng từ nhà tuyển dụng của họ—mẫu W-2. Khi một nhà tuyển dụng không gửi tài liệu thuế thiết yếu này đúng hạn, nó tạo ra một chuỗi các vấn đề. Hậu quả pháp lý đối với các nhà tuyển dụng không nộp W-2 đúng hạn là nghiêm trọng, và việc hiểu rõ các khoản phạt này đối với việc không tuân thủ của nhà tuyển dụng là rất quan trọng đối với cả doanh nghiệp và người lao động. Dù bạn là nhân viên hiện tại hoặc cựu nhân viên lo lắng về việc thiếu W-2, hay là nhà tuyển dụng muốn hiểu rõ nghĩa vụ của mình, hướng dẫn này giải thích những gì xảy ra khi hệ thống gặp sự cố.

Tại sao việc phát hành W-2 đúng hạn lại quan trọng: Hiểu rõ yêu cầu của IRS và các khoản phạt của nhà tuyển dụng

Mẫu W-2 không chỉ đơn thuần là giấy tờ—đây là tài liệu bắt buộc theo pháp luật mà các nhà tuyển dụng phải cung cấp cho nhân viên và nộp cho IRS. Mẫu W-2, chính thức gọi là Bảng lương và Thuế, là hồ sơ chính thức ghi lại thu nhập của nhân viên, khoản thuế bị giữ lại, và thông tin về phúc lợi trong một năm thuế nhất định. Tài liệu này thể hiện tổng số tiền lương, tiền tips, và các khoản thù lao nhận được, thuế thu nhập liên bang đã bị giữ lại từ lương, đóng góp An sinh xã hội và Medicare, cùng thông tin thuế của bang và địa phương. Nếu không có W-2 chính xác, nhân viên không thể nộp đúng hạn tờ khai thuế của mình, và IRS không thể xác minh rằng các nhà tuyển dụng đã giữ lại thuế đúng quy định.

IRS yêu cầu các nhà tuyển dụng gửi mẫu W-2 cho tất cả nhân viên trước ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo. Nếu ngày 31 rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hạn chót tự động chuyển sang ngày làm việc tiếp theo. Hạn chót này có lý do của nó: nó cho phép nhân viên đủ thời gian thu thập các tài liệu thuế và nộp tờ khai của mình trước hạn chót ngày 15 tháng 4. Khi các nhà tuyển dụng bỏ qua yêu cầu này, họ không chỉ gây phiền hà—họ đang vi phạm pháp luật liên bang, và hậu quả tài chính là rất lớn.

Hiểu rõ các khoản phạt của nhà tuyển dụng: Chi phí tài chính của việc chậm hoặc thiếu mẫu W-2

Luật liên bang không khoan nhượng đối với các nhà tuyển dụng không đáp ứng nghĩa vụ nộp W-2 đúng hạn. IRS áp dụng các khoản phạt đáng kể cho mỗi mẫu không được nộp đúng hạn, và quan trọng là, không có giới hạn tổng số tiền phạt mà doanh nghiệp có thể tích lũy. Cơ cấu phạt được phân theo mức độ trễ của việc nộp.

Trong những năm gần đây, khung phạt hoạt động như sau: nếu mẫu W-2 được phát hành trong vòng 30 ngày sau hạn chót ngày 31 tháng 1, khoản phạt là 60 đô la mỗi mẫu. Nếu mẫu đến sau 31 ngày và trước ngày 1 tháng 8, khoản phạt tăng lên 120 đô la mỗi mẫu. Các mẫu phát hành sau ngày 1 tháng 8 hoặc không nộp sẽ bị phạt 310 đô la mỗi mẫu. Thậm chí nghiêm trọng hơn, nếu IRS xác định rằng nhà tuyển dụng cố ý bỏ qua yêu cầu nộp, khoản phạt có thể tăng lên 630 đô la mỗi mẫu.

Điều làm các khoản phạt này trở nên đặc biệt đắt đỏ là cách chúng cộng dồn. IRS tính một khoản phạt cho mỗi mẫu gửi cho cơ quan thuế và một khoản khác cho mỗi mẫu mà đáng lẽ phải gửi cho từng nhân viên. Ví dụ: giả sử một công ty có 10 nhân viên và trì hoãn không gửi W-2 cho đến tháng 9. Vì mỗi nhân viên có quyền nhận một mẫu W-2 và IRS nhận được một bản sao, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với khoản phạt 310 đô la nhân với hai (một cho bản sao gửi cho IRS, một cho bản sao gửi cho nhân viên), tổng cộng 620 đô la mỗi nhân viên. Với 10 nhân viên, tổng số tiền phạt lên tới 6.200 đô la. Và đó chưa kể lãi suất mà IRS cũng áp dụng vào các khoản phạt—nghĩa là chi phí thực tế của công ty có thể dễ dàng vượt quá 7.000 đô la hoặc hơn nữa.

Những điều nhân viên cần biết: Hạn chót và quyền lợi của bạn khi W-2 không đến nơi

Nếu bạn đã nghỉ việc trong năm thuế hoặc thay đổi nhà tuyển dụng, nhà tuyển dụng cũ vẫn có nghĩa vụ pháp lý cung cấp cho bạn mẫu W-2, bất kể lý do hoặc cách bạn rời đi. Tuy nhiên, nếu bạn chưa nhận được tài liệu quan trọng này vào đầu tháng 2, bạn có một số lựa chọn để đảm bảo nhận được nó.

Bước đầu tiên là liên hệ trực tiếp với bộ phận nhân sự hoặc bộ phận trả lương của nhà tuyển dụng cũ. Đây là các bộ phận chịu trách nhiệm phát hành W-2. Khi liên hệ, xác nhận địa chỉ hoặc email hiện tại của bạn, vì W-2 gửi qua thư tới địa chỉ cũ có thể không bao giờ đến được. Hãy yêu cầu dự kiến thời gian giao hàng để biết khi nào bạn có thể nhận được tài liệu.

Nhiều nhà tuyển dụng hiện nay cung cấp cổng thông tin trực tuyến an toàn, nơi nhân viên có thể truy cập và tải xuống W-2 của mình một cách điện tử. Nếu nhà tuyển dụng cũ của bạn cung cấp tùy chọn này, hãy đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của bạn và lấy W-2 ngay lập tức. Phương pháp này thường nhanh nhất để giải quyết.

Nếu nhà tuyển dụng từ chối hợp tác hoặc không thể tìm thấy W-2 của bạn dù đã nhiều lần yêu cầu, bạn có thể nâng cao vấn đề bằng cách liên hệ trực tiếp với IRS theo số 1-800-829-1040. Khi gọi, hãy chuẩn bị các thông tin cá nhân của bạn như tên, địa chỉ, số An sinh xã hội, số điện thoại, tên và thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng cũ, ngày làm việc, và ước lượng thu nhập cùng số thuế liên bang đã bị giữ lại (bản sao lương cuối cùng của bạn sẽ hữu ích). IRS sau đó sẽ liên hệ với nhà tuyển dụng thay mặt bạn để yêu cầu mẫu W-2 bị thiếu.

Hành động cần làm: Những điều cần biết nếu bạn sắp hết thời gian trước hạn nộp thuế

Nếu bạn đang đến gần hạn nộp thuế ngày 15 tháng 4 và vẫn chưa có các mẫu W-2 cần thiết, đừng hoảng loạn. Bạn có các lựa chọn cụ thể. Đầu tiên là nộp Mẫu 4868, Đơn xin Gia hạn Tự động Nộp Tờ khai Thuế Thu nhập Cá nhân Hoa Kỳ, giúp bạn được gia hạn thêm sáu tháng. Tuy nhiên, nhớ rằng việc gia hạn chỉ hoãn hạn nộp của bạn—không hoãn việc thanh toán. Ước tính số thuế của bạn dựa trên các phiếu lương có sẵn, tính toán số thuế phải nộp, và thanh toán số tiền đó trước ngày 15 tháng 4 để tránh lãi suất và phạt.

Ngoài ra, bạn có thể nộp tờ khai của mình ngay bây giờ bằng Mẫu 4852, Thay thế cho Mẫu W-2, Bảng lương và Thuế. Mẫu này cho phép bạn ước lượng thu nhập và số thuế đã bị giữ lại càng chính xác càng tốt dựa trên thông tin có sẵn. Lưu ý rằng nếu W-2 thực tế của bạn khác biệt đáng kể so với ước lượng, bạn có thể cần nộp tờ khai sửa đổi sau này. Trong các tình huống phức tạp, tham khảo ý kiến của chuyên gia thuế có thể giúp đảm bảo bạn đang làm đúng cách phù hợp với hoàn cảnh của mình.

Góc nhìn của nhà tuyển dụng: Hiểu tại sao các khoản phạt lại quan trọng

Từ góc độ doanh nghiệp, các khoản phạt này tạo ra các động lực mạnh mẽ để tuân thủ đúng hạn. Một nhà tuyển dụng liên tục không đáp ứng hạn nộp W-2 không chỉ đối mặt với các khoản phạt cá nhân, mà còn có thể bị tổn hại uy tín và bị kiểm tra pháp lý từ các cơ quan quản lý. IRS coi các vi phạm này rất nghiêm trọng vì báo cáo W-2 chính xác là nền tảng của toàn bộ hệ thống thu thuế liên bang.

Các nhà tuyển dụng cần hiểu rằng trách nhiệm này là không thể thương lượng. Các hệ thống trả lương và quy trình chuẩn bị thuế phải ưu tiên việc tạo và phân phối W-2 đúng hạn trước ngày 31 tháng 1. Chi phí của việc không tuân thủ—cả về phạt trực tiếp lẫn gánh nặng hành chính—lớn hơn nhiều so với việc thiết lập các quy trình đáng tin cậy để đảm bảo giao hàng đúng hạn.

Tóm lại: Tại sao điều này lại quan trọng đối với mọi người

Dù bạn là nhân viên đang chờ đợi các tài liệu thuế quan trọng hay là nhà tuyển dụng có nghĩa vụ nộp hồ sơ, việc hiểu rõ các rủi ro liên quan đến tuân thủ W-2 là điều thiết yếu. Các nhà tuyển dụng có thể phải đối mặt với các khoản phạt khổng lồ nếu bỏ lỡ hạn chót ngày 31 tháng 1—những khoản phạt này tăng theo số lượng nhân viên và có thể dễ dàng lên hàng nghìn đô la khi cộng thêm lãi suất. Trong khi đó, nhân viên cần chủ động theo đuổi W-2 của mình và có quyền liên hệ với IRS nếu nhà tuyển dụng không giao đúng hạn. Hiểu rõ các yêu cầu và hậu quả này giúp cả hai bên làm việc cùng nhau để hệ thống hoạt động trơn tru và mọi người đều hoàn thành nghĩa vụ thuế đúng hạn.