Cách sử dụng AI để tiếp quản quy trình làm việc của bạn (không cần viết mã)

作者：Damian Player；Biên dịch: Peggy, BlockBeats

Lời biên tập: Khi đa số người vẫn xem AI như một “công cụ tìm kiếm hiệu quả hơn”, thì Perplexity đang bắt đầu làm công việc một cách nghiêm túc.

Bài viết xoay quanh một khác biệt bị bỏ qua lặp đi lặp lại—vì sao cùng sử dụng AI nhưng có người chỉ nhận được một đoạn câu trả lời, còn có người lại trực tiếp có được một sản phẩm có thể bàn giao. Mấu chốt không nằm ở năng lực mô hình, mà nằm ở cách sử dụng: coi công cụ như một cửa sổ hội thoại, hay như một hệ thống thực thi có thể được chỉ huy và điều phối.

Những công cụ thuộc thế hệ mới, tiêu biểu là Perplexity Computer, thay “nhiệm vụ” cho “việc hỏi” như cách tương tác cốt lõi. Từ rà soát hợp đồng, phân tích đối thủ cạnh tranh cho đến làm sạch dữ liệu và tạo báo cáo, người dùng không còn mô tả vấn đề nữa mà trực tiếp xác định đầu ra cuối cùng cần bàn giao. Kết hợp việc tích nối các công cụ doanh nghiệp, cố định bối cảnh cá nhân và các ví dụ về phong cách, năng lực này còn tiến hóa từ đầu ra dùng một lần thành các quy trình làm việc có thể tái sử dụng, chạy tự động.

Quan trọng hơn, ranh giới của tự động hóa đang được định nghĩa lại. Nó không còn chỉ là hỗ trợ hoàn thành một bước nào đó, mà có thể chạy liên tục, thực thi qua nhiều công cụ, thậm chí chủ động đề xuất thêm nhiệm vụ. Điều này đồng nghĩa quan hệ giữa con người và công cụ đang chuyển từ “sử dụng” sang “quản lý và ủy thác”.

Trong thay đổi này, ranh giới thực sự không còn là có dùng AI hay không, mà là đã bắt đầu dùng AI để “bàn giao kết quả” hay chưa.

Dưới đây là nguyên văn:

Những người đã làm rõ được chuyện này sẽ có một lợi thế bất đối xứng. Rất nhanh thôi, tất cả mọi người sẽ học được cách làm. Nhưng trước khi mọi thứ trở nên hiển nhiên, đây là cách bạn có thể bắt đầu sớm.

Trong năm qua, các nhà phát triển đã vận hành ở hậu trường những tác nhân AI tự trị (ví dụ Claude Code, OpenClaw, v.v.), chúng có thể tự nghiên cứu, tự dựng sản phẩm, trực tiếp bàn giao thành quả hoàn chỉnh, không cần con người phải liên tục theo dõi hay nhắc đi nhắc lại. Nhưng thật ra bạn vẫn không dùng được bộ đó—trừ khi bạn biết dùng terminal và viết code.

Và Perplexity Computer đã thay đổi điều đó. Lần đầu tiên, người không phải nhà phát triển cũng có thể dùng được cùng năng lực. Bạn chỉ cần một trình duyệt và một nhiệm vụ có thể giao cho nó để hoàn thành.

Phần lớn mọi người mở Perplexity, nhập một câu hỏi, nhận một câu trả lời rồi đóng trang. Họ đã bỏ lỡ phần quan trọng. Perplexity Computer không phải để trả lời câu hỏi; nó dùng để thực thi nhiệm vụ.

Đừng hỏi nữa. Hãy giao cho nó công việc thực sự.

Vì sao đa số mọi người thất bại

Giám đốc tài chính, luật sư, tư vấn viên… họ mở công cụ, nhập một câu hỏi, nhận một câu trả lời khá ổn, rồi nghĩ: “Ồ, một Google cao cấp hơn.” Sau đó tiếp tục bỏ ra 90 phút để làm sạch lại đúng bảng tính mà tuần trước họ vừa làm sạch.

Vấn đề không nằm ở công cụ, mà ở cách dùng. Họ xem nó như một chatbot.

Cách hỏi: “Hợp đồng này có những rủi ro gì?”

Cách làm theo nhiệm vụ: “Rà soát hợp đồng này. Kiểm tra từng điều khoản xem mọi diễn đạt có được hỗ trợ bởi nguồn công khai hay không; đánh dấu những chỗ diễn đạt mơ hồ, điều khoản thiếu và những phần có thể phát sinh trách nhiệm pháp lý; liệt kê 5 điểm rủi ro quan trọng nhất kèm trích dẫn điều khoản cụ thể; xuất ra một tài liệu Word có dấu vết chỉnh sửa.”

Cùng một hợp đồng. Một cách chỉ cho bạn một danh sách để bạn tự đọc; cách còn lại trực tiếp đưa cho bạn một sản phẩm có thể gửi cho khách hàng.

Chỉ cần 10 phút để dựng hệ thống này

Đầu tiên, nối công cụ. Bấm connectors ở thanh bên. Perplexity có thể kết nối hơn 400 ứng dụng: Gmail, Google Drive, Slack, Salesforce, Notion, SharePoint… hãy kết nối những gì bạn thực sự đang dùng.

Sau đó cho nó biết bạn là ai. Chỉ cần nhập một lần: “Tôi làm việc ở một vị trí nào đó trong một loại công ty. Tôi sẽ định kỳ tạo ra các nội dung X, Y, Z. Hãy ghi nhớ những bối cảnh này trong mỗi phiên hội thoại.” Nó sẽ lưu giữ các thông tin này lâu dài.

Rồi hãy nói với nó “thế nào là tốt”. Tìm 2–3 đầu ra mà bạn hài lòng nhất, tải lên và nhập: “Đây là các ví dụ công việc tốt nhất của tôi. Hãy học định dạng và giọng điệu của chúng; khi tạo nội dung sau này, hãy lấy đó làm tham chiếu.”

Như vậy, nó sẽ không đoán phong cách của bạn nữa, mà sẽ phân rã ngược con đường dẫn đến thành công mà bạn đã xác thực.

10 phút, làm việc này trước.

Một ví dụ thực tế: cái thứ khiến ngày thứ Hai không còn phải tốn 90 phút

Một nhà phân tích tài chính mỗi thứ Hai đều nhận một bản xuất dữ liệu, 150 dòng, định dạng lộn xộn: dữ liệu trùng lặp, ba kiểu định dạng ngày khác nhau, xếp hạng viết bằng chữ thay vì số. Trước khi bắt đầu phân tích, mỗi tuần cô ấy đều phải tốn 90 phút để làm sạch dữ liệu. Cùng một vấn đề, lặp lại mỗi tuần.

Cô ấy chỉ nhập một lệnh: làm sạch tệp này, loại bỏ trùng lặp, thống nhất định dạng ngày, chuyển xếp hạng dạng chữ thành số; thực hiện phân tích trên dữ liệu đã làm sạch; tạo một dashboard tương tác có chức năng lọc và cung cấp liên kết chia sẻ; xuất ra một báo cáo PDF có phần so sánh trước và sau khi làm sạch; lưu tất cả các tệp vào thư mục “Monday Reports” trên Drive.

Sau 4 phút: bộ dữ liệu sạch, dashboard tương tác, liên kết chia sẻ, báo cáo PDF—tất cả đều xuất hiện trong Drive của cô ấy.

Rồi cô ấy hỏi thêm một câu: “Có cải tiến nào mà tôi chưa hỏi, nhưng có thể làm cho việc này hữu ích hơn không?”

Hệ thống đề xuất hai điểm: một là đặt nhiệm vụ chạy tự động vào 7:00 sáng mỗi thứ Hai; hai là thêm một nhiệm vụ để tạo bản tin nhanh cho ban quản lý vào thứ Ba dựa trên các mảng hoạt động kém.

Cô ấy thiết lập cả hai, rồi tắt trang.

Từ đó, mỗi thứ Hai, nó sẽ tự động chạy—dù máy tính của cô ấy có đang bật hay không.

Đó chính là năng lực mà các nhà phát triển đã dùng suốt một năm qua. Giờ đây, bạn có thể dùng ngay trong trình duyệt.

Người ta đang dùng nó để làm gì

@gregisenberg đã làm một bài test trực tiếp trong podcast @startupideaspod.

Anh ấy chỉ đưa ra một nhiệm vụ: tìm các công ty đang chạy quảng cáo ở podcast của đối thủ, xác định người thực sự phụ trách tài trợ, và viết một email cá nhân hóa cho từng người.

Hệ thống tìm thấy Phó giám đốc tăng trưởng của Ramp, trích xuất nội dung của một tập podcast mà ông ấy tham gia cách đó hai tuần, soạn một email lạnh, trích dẫn đúng những lời ông ấy đã nói trong chương trình, rồi gửi thẳng. Greg không hề nói “hãy gửi”; hệ thống tự đánh giá nhiệm vụ đã hoàn thành và tự thực thi.

Tiếp theo, nó lại chủ động đề xuất: theo dõi podcast của đối thủ; khi có thương hiệu mới bắt đầu chạy quảng cáo, hãy lập tức nhắc và đính kèm người liên hệ tương ứng—“hãy liên hệ ngay khi ngân sách vừa được khởi động”.

Cuối cùng, quy trình này song song hoàn thành nghiên cứu cho 96 khách hàng tiềm năng và sắp xếp các email follow-up vào ngày thứ 3 và ngày thứ 7.

Trong chương trình Marketing Against the Grain, đội ngũ dùng nó để kiểm toán toàn bộ trang sản phẩm HubSpot: tự động thu thập toàn bộ trang, chấm điểm theo các tiêu chí tùy chỉnh, sắp xếp các vấn đề, và tạo một báo cáo website có thể chia sẻ. Việc lẽ ra cần cả tuần làm của đội, thì khi đang ghi chương trình họ đã hoàn thành.

Tất cả đều là làm xong ngay tại chỗ, không phải bản demo, cũng không phải kịch bản cài sẵn.

Cách dùng cho công việc cụ thể

Trong lĩnh vực tài chính, một nhà phân tích danh mục đầu tư chỉ ra một nhiệm vụ trước khi công bố báo cáo tài chính của Nvidia.

Kết quả trả về là: một dashboard tương tác thời gian thực, bao gồm doanh thu 130.5Bỷ đô la, tỷ lệ lãi gộp 75%, tỷ lệ tăng trưởng 114,2%, bảng báo cáo lợi nhuận đầy đủ, và xu hướng biên lợi nhuận dự phóng từ năm tài khóa 2021 đến 2028, tất cả đều hỗ trợ lọc và liên kết chia sẻ.

Không Excel, không tự tay tìm dữ liệu, hoàn thành trong 5 phút.

Perplexity có thể trực tiếp gọi các nguồn dữ liệu như SEC disclosure, FactSet, S&P Global, PitchBook, v.v.—không cần API key, cũng không cần ủy quyền thêm, hệ thống tích hợp sẵn để hoàn tất.

Tình huống pháp lý:
“Rà soát hợp đồng này. Kiểm tra từng nội dung xem mọi diễn đạt có được hỗ trợ bởi nguồn công khai hay không; đánh dấu các phần diễn đạt mơ hồ, thiếu điều khoản tiêu chuẩn và những phần có thể phát sinh trách nhiệm pháp lý theo [luật hợp đồng của bang cụ thể]; liệt kê 5 điểm rủi ro quan trọng nhất và kèm trích dẫn điều khoản cụ thể; xuất ra một tài liệu Word có dấu vết chỉnh sửa.”

Có một người rà soát đã từng tải lên một đề xuất, cho rằng tăng trưởng thị trường theo năm là 43%. Perplexity Computer phát hiện dữ liệu thực chỉ là 4%, chặn vấn đề trước khi ký hợp đồng.

Tình huống marketing:
“Phân tích [đối thủ 1], [đối thủ 2], [đối thủ 3] nội dung hoạt động tốt nhất trong 30 ngày qua; tìm ra định dạng nội dung và chủ đề có tương tác cao nhất; xác định khoảng trống nội dung; dựa trên các khoảng trống này tạo một lịch nội dung 30 ngày và lưu thành Google Doc.”

Hãy đặt nó thành tác vụ theo lịch. Mỗi thứ Hai tự động tạo phân tích đối thủ cạnh tranh mới nhất, không cần khảo sát thủ công.

Tình huống vận hành:
“Đây là dữ liệu CSV cho Q1 của chúng tôi. Hãy làm sạch dữ liệu; phân tích doanh thu theo khu vực và theo dòng sản phẩm; xác định ba vấn đề lớn nhất; tạo một tờ giấy ‘action items’—khuyến nghị hành động; tạo một bộ PPT một trang để báo cáo; lưu tất cả các tệp vào thư mục dự án.”

Năm đầu ra, một lệnh. Khi bạn đang họp, nó đã làm xong rồi.

Đánh giá mô hình (Model Council): 60 giây để có ba phán quyết

Khi bạn đứng trước một quyết định có hậu quả thực tế, chỉ cần nhập một câu hỏi. Perplexity sẽ đồng thời gọi Claude, ChatGPT và Gemini, rồi một “bộ tổng hợp” sẽ tóm tắt sự đồng thuận và khác biệt của chúng.

· Phần cả ba nhất trí: kết luận độ tin cậy cao

· Phần có bất đồng: cần phán đoán thêm

Có người hỏi về định giá sản phẩm nên chọn $297 hay $497. Ba mô hình đưa ra các câu trả lời khác nhau, nhưng bộ tổng hợp phát hiện kết luận duy nhất mà chúng cùng thống nhất là: đừng thấp hơn $297. Quyết định được chốt tại đây.

Nhiều công ty sẽ tốn tiền thuê công ty tư vấn nhốt các nhà phân tích vào phòng họp để đi đến kết luận.

Ở đây, chỉ cần một lệnh.

Năng lực cốt lõi thật sự

Muốn nhận giá trị thực từ Perplexity Computer, 80% phụ thuộc vào một việc: bạn có mô tả rõ ràng “đầu ra cuối cùng” hay không.

Không phải cấu hình kỹ thuật. Mà là bạn có đủ rõ mình cần bàn giao cái gì. Đừng mô tả từng bước; hãy mô tả kết quả.

Sau khi mỗi nhiệm vụ hoàn tất, nhớ hỏi thêm một câu: “Có điều gì tôi chưa hỏi, nhưng có thể khiến kết quả này hữu ích hơn không?”

Nó gần như lần nào cũng chỉ ra điểm mù. Và lần nào cũng được dùng.

Từ đây bắt đầu

Mở Perplexity (gói pro $20/tháng). Vào trang Computer, bấm connectors, rồi kết nối Gmail và Google Drive trước.

Nhập phần giới thiệu ba câu nền tảng của bạn (chỉ cần một lần). Tải lên 2–3 mẫu công việc tốt nhất của bạn để nó học phong cách của bạn. Sau đó chọn một nhiệm vụ bạn đã tốn hơn 2 giờ vào tuần trước, và mỗi lần đầu ra đều tương tự: mô tả nó theo cách “đầu ra cuối cùng”, rồi gửi. Quan sát quá trình thực thi. Nếu đó là nhiệm vụ lặp lại, hãy đặt chạy tự động trước khi tắt trang.

Các nhà phát triển đã dùng bộ này được một năm rồi. Khoảng cách về đầu ra giữa họ và người khác là có thật.

Đây chính là cách thu hẹp khoảng cách.